TurkishWIN her ay CampusWINner’lar için -liderlerin daha önce önerdikleri ya da organizasyon ekibinin liderlere faydası olabileceğini düşündüğü konularda- etkinlikler düzenler. Bu ayın workshop’ unu sevgili Oya Günay ile 24 Kasım’ da gerçekleştirdik. Öncelikle biraz Oya Hanım’ dan; daha sonra onun anlattıklarından bahsedip sırasıyla onun kapanışını ve benim kapanışımı yapıp bu yazıyı bitireceğim.
Oya Günay, İstanbul Üniversitesi Ekonomi Bölümü’nden mezun olduktan sonra kariyerine Deloitte’de başlamış. Uluslararası platformda 20 yılı aşkın iş hayatında Avrupa’ da çeşitli bankalarda CFO ve proje bölge koordinatörü olarak çalışmış. Ardından Columbia Üniversitesi’nde İleri Seviye Yönetici Koçluğu Programı’nı(Executive Coaching Advance-level Program) bitirmiş. Profesyonel hayatta edindiği tecrübelerle son eğitimini birleştiren Oya Hanım şu anda Viyana’ da oturuyor ve bilgi birikimini hayatlarında değişim yapmak isteyen Avrupa çapındaki müşterilerine aktarıyor.

“The Art of Written Communication”

“İletişim, sözlü ve yazılı olmak üzere ikiye ayrılır. Kuşkusuz bu kadarını hepimiz biliyoruz. Peki sözlü iletişimde vücut dilimizin önemi %55, ses tonumuzunki %38 iken içeriğimize sadece %7lik bir oran kaldığını biliyor muyuz? Bu demek oluyor ki; vücut dilimizi ve ses tonumuzu etkili kullanmadığımız sürece karşı taraf için (bilinçli ya da bilinçsiz bir şekilde) anlattıklarımızın hayatta kalmalarının bir şansı yok. Diğer yandan yazılı iletişimde ne vücut ne ses var. Bu demek oluyor ki önem %100 oranında içeriğin.” Oya Hanım bizlere bu etkinlikte, yazılı iletişimde IQ ve EQ bileşenlerini doğru kullanmak için birtakım ipuçları verdi. Konu başlıkları şöyle.

  • Yavaşla ve zaman ayır!
    Bir e-maile ya da çağrıya verilen cevabın hızından çok içeriği önem taşır. Acelecilik, hata yapma riskini artırır. Karşı tarafa vereceğiniz yanıt kafanızda hazır olabilir, dilerseniz cevabı yazıya da geçirebilirsiniz; ancak onu hemen göndermemelisiniz. Cevabınızın üzerine düşünmeli ve sabah kalktıktan sonra iki kez daha okumalı ve ardından göndermelisiniz. Büyüklerimizin de kullandığı “Zamanla unutursun/geçer” deyişi aslında zamanın insana objektivite kazandırmasını anlatır.
  • Kısa ve net yaz!
    Vaktin nakit olduğu dünyada, kimse değerli zamanını sizin kendinizi ısrarla tekrar ettiğiniz ve benzerliklerle dolu yazınızı okumakla harcamaz. Sadede gel!
  • Tespitte objektif ol; kaynaklara dayandır!
    Bir varsayım yapmaktansa argümanlarımızı kaynaklara dayandırırsak daha sağlıklı bir iletişim kurabiliriz.
  • Evrensel lisan kullan!
    Dilin evrenselliğinden kasıt, seçilen kelimelerin tartışmaya açık olmamasıdır. Sizin şakayla karışık ya da günlük dilde söylediğiniz bir söz, karşı taraf için aynı anlamı ifade etmeyebilir. Dolayısıyla çok zor durumlarda kalabilirsiniz. Oya Hanım’ın örneği; ‘teşekkür etmek’ her dilde minnet gösteren bir ifadedir ve dünyanın her yerinde herkese aynı şeyi ifade eder.

 

-Yazının geri kalanında referans alacağımız “etik” için minik bir ara.
ETİK: Nezaketi koruyarak iş yapabilme yetisi.

  • Sıfatlar: tarif etmek için mi? Yaralamak için mi?
    Bu ayrımı yapmak çok önemlidir. Kişi eğer seçtiği sıfatlarla karşı tarafta yıkıcı bir etki yaratmak istiyor ise bu etik olmayan yaralayıcı bir davranıştır. İş hayatında, yapılan bir hatadan bahsedilirken yaşının/ tecrübesinin araya sıkıştırılması gibi.
  • Egoyu geride bırak.
    “Kim?” ve “Niye?” soruları yerine “Ne?” sorusu sorulmalıdır. İlk iki soru, sorunu daha çıkmaza sokar ve zaman kaybına yol açar. Üçüncü ise insanı konuda tutar. Unutulmamalıdır ki maksat bağcıyı dövmek değildir, üzüm yemektir.
  • Kısır döngülerden çık.
    Durumu kişisel boyuttan çıkarıp ne yapılması gerektiğine bakılmalıdır. Örneğin, bir konu hakkında 3ten fazla e-mail göndermek zorunda kalıyorsak kısır döngüye girmişizdir. Türkiye’nin OECD oranlarına göre verimli çalışmada sondan 3.ülke olması bize bu konuda çok şey açıklar. Döngüden çıkmak için gerektiğinde sözlü iletişime gidilmelidir.

 

Şimdi tüm bunların özeti niteliğinde işlerimizin verimini artırmak ve boşa harcanan zamanı azaltmak için bir rehber oluşturalım:
1. Konu ne? (içeriği belirler)
2. Ne istiyorsun? (hedefi belirler)
3. Aksiyon ne? (bundan sonraki adımı belirler)

İşimizde rehberi kullanırken çıkan anlaşmazlıklar için de kendimize şu soruyu soralım:

-Benim işlerin bu noktaya gelmesinde ne katkım olmuş olabilir?

Bir problemin tamamı ne bize ne de karşı tarafa ait olabilir. Benim bu konuda çok sevdiğim ve bana ne kendime ne de karşı tarafa çok yüklenmemem gerektiğini anlatan bir sözü paylaşarak noktalıyorum: Tango yapabilmek için iki kişi gereklidir!

Yazar Hakkında

Galatasaray Lisesi'nden mezun olup Galatasaray Üniversitesi İşletme Bölümü'nde okumaya başladım. Farklı kültürleri tanıyarak dünyayı gezmeyi tatillere sığdıramadım; lisenin bir yılını Kanada'da, geçtiğimiz yazları da İngiltere'de yaz okulunda ve Fransa'da stajda geçirdim. İlgiyle katıldığım etkinliklerin ve gezdiğim yerlerin yanı sıra kulağa küpe notlar da paylaşacağım sizlerle.

İlgili Yazılar

Yorum Yazın